Kom igång med feedbackmöten

Vad händer om du som användare är flitig och svarar på alla frågor via Winningtemp, men aldrig får någon återkoppling om hur ni som team mår eller får möjligheten att bolla åtgärder tillsammans? Du slutar svara. Även om det endast tar ca 10 sekunder att svara kan det kännas som slöseri med tid och det skapas aldrig något forum där ni gemensamt kan prata om temperaturen i ert team, vad som funkar och vad ni skulle vilja förbättra. 

Det är därför avgörande att man som chef informerar medarbetarna om temperaturen i teamet och öppnar upp för dialog kring den. Men hur öppnar man upp för dialog och feedback när man inte vet vad man ska säga?

I denna guide kan du som chef få inspiration och tips om hur du får teamet involverad i er arbetsmiljö och kommer igång med feedbackmöten. 

Det första som du bör tänka på är att försöka göra feedbackmöten till en naturlig del av din och era medarbetarnas arbetsdag och att anpassa de efter ert teams behov och arbetssätt. Vill ni har lite tips på vad vi tycker fungerar så rekommenderar vi följande struktur eller använd vår funktion Guided temperature meeting där allt redan är klart för dig. Läs mer här.

• Diskutera vilket mötesforum som passar ert team och planera sedan in 15-30 minuter under ett redan existerande månadsmöte, alternativt boka in ett dedikerat feedbackmöte
• Förbered teamet genom att dela mötesagendan och era fokusområden innan varje möte. Dela förslagsvis punkterna från snabbrapporten, läs mer i kapitlet "Generera snabbrapport"
• Börja med att kommunicera syftet med Winningtemps undersökningar och pulsmätningar så att medarbetarna vet varför de faktiskt kontinuerligt svarar på frågor
• Lyfta vilka frågekategorier som ligger högst och vilka som ligger lägst. Titta gemensamt på översikten i Winningtemp
• Diskutera svarsfrekvensen och tacka dem som deltagit. Om svarsfrekvensen är lägre än du önskat, fråga teamet varför vissa inte deltar

Genom att bjuda in till dessa samtal visar du tydligt att medarbetarnas synpunkter är viktiga och att ni tillsammans jobbar med att öka gruppens välmående.

Inför kommande möte kan det vara bra att fundera på vad som känns viktigt för teamet just nu. Är det kanske något speciellt ni bör fokusera på utifrån veckan/månaden som gått? Har det varit för några förändringar? Flexibilitet är nyckeln till framgång.

• Lyft 1-2 områden eller frågor vid varje mötestillfälle. Det är lika viktigt att fokusera på områden med hög temperatur som de med låg
• Håll koll på trenden snarare än siffran
• Fråga teamet vad de vill prata om idag
• Granska svarsbidrag och se om någon fråga sticker ut i kategorin (positivt eller negativt)
• Diskutera vikten av att skriva kommentarer
• Kolla på teamets insikter (se mer information om detta senare i denna guide)

Vill du ha lite hjälp på traven inför mötet? I Winningtemp kan du generera en färdig PDF rapport (inkluderat i vårt Act-paket) som fångar upp de största trendutvecklingarna per frågekategori och ger dig snabbt en överblick över hur ditt team mår. 

OBS! Kommer du att visa rapporten för medarbetarna bör du tänka på att vissa insikter kan vara känsliga och det kan vara bra att välja bort de innan du genererar rapporten.

Läs mer här: Temperaturrapport - Generera PDF sammanfattning

Styrkor - Hög temperatur

Som tidigare nämnt är det väldigt viktigt att fokusera på teamets styrkor och hur ni kan arbeta för att behålla den höga temperaturen. I exemplet nedan har vi väldigt hög temperatur på frågan "Upplever du att det känns roligt att gå till jobbet?" men hur tar vi upp det med teamet? Här är några förslag på frågor att ställa under mötet:

• Vad betyder det för dig att ha roligt på jobbet?
• Vad är det egentligen som gör att vi tycker det är roligt att gå till jobbet? 
• Bör vi göra något annorlunda?
• Hur kan vi tillsammans arbeta för att bibehålla det höga värdet?

Styrkor - Insikter (inkluderat i vårt Act-paket)

Använd gärna ditt teams insikter som underlag för diskussion. Har du fått en styrka kopplat till Autonomi, likt exemplet här ovan, så vill ju du som chef förstå bakgrunden till den positiva trendutvecklingen. Om du vill öka din förståelse på egen hand innan du samtalar med gruppen rekommenderar vi att du går till kategorin Autonomi och granskar ”Svarsbidrag”. Där får du en tydlighet i exakt vilka frågor som bidragit till den positiva trenden på +12%.

Här följer förslag på frågor att ställa:

1. Winningtemp har precis identifierat en positiv utveckling på kategorin Autonomi på hela 12%! Några frågor som utmärker sig är ”Upplever du att du kan påverka din arbetssituation?” och ”Upplever du att du har möjlighet att ta egna initiativ i ditt arbete?”. Vad tror ni att den här positiva utvecklingen beror på? Vad har förändrats den senaste tiden?
2. Hur kan vi som grupp arbeta för att bibehålla den här positiva känslan av hög autonomi?
3. Vilka konkreta aktiviteter kan Vi tillsammans fokusera på?
4. Vilka konkreta aktiviteter kan Du som individ fortsätta fokusera på?

Avsluta gärna mötet med att prata om en styrka – då lämnar teamet mötet med en positiv känsla som sprids vidare på kontoret!

Utvecklingsområden - Låg temperatur 

I fallet ovan har vi ett relativt lågt värde på frågan ”Upplever du att du får den kompetensutveckling som du förväntar dig?”. För att förstå bakgrunden till det här resultatet kan det vara bra att först prata om vad kompetensutveckling betyder för dig och dina medarbetare.

1. Vad har du för förväntningar gällande kompetensutveckling?

Efter att du fått svar på frågorna här ovan, presentera gärna vad ni som arbetsgivare kan erbjuda och vad för möjligheter som finns internt. Var också tydlig med att medarbetaren har ett eget ansvar kring sin kompetensutveckling och personliga utveckling, och att det inte endast handlar om kurser eller utbildningar. Kompetensutveckling är även att dela idéer med varandra, att lyssna in sina kollegors tankar, synsätt och perspektiv samt att bjuda in till samarbete och dialog. Lyckad kompetensutveckling är den som sker i det dagliga arbetet!

1. Hur kan du som individ påverka din kompetensutveckling? Vad för aktiviteter kan du utföra för att höja din kompetens och för att utvecklas i din roll? (om vi som arbetsgivare inte kan erbjuda det som du önskar)
2. Hur kan jag som er chef stötta er i det här arbetet framåt?

Utvecklingsområden - Insikter (inkluderat i vårt Act-paket)

I detta fallet har teamet fått en insikt om att tre medarbetare svarat negativt på frågor om stress. Förslag på frågor du kan ställa till ditt team kring negativ stress:

• Har det skett någon förändring den senaste tiden som skapat en ökad känsla av stress?
• Hur märker du att dina kollegor är stressade?
• Vad kan vi tillsammans göra annorlunda?
• Vad kan du som person förändra eller påverka?
• Vad behöver ni från mig som chef?

Har du hittat ett arbetssätt som engagerar teamet? Tveka inte att dela med dig av dina erfarenheter till andra ledare och team. Kanske testade du olika metoder och kan dela med dig av vad som fungerade och vad som inte fungerade?

Var inte rädd för att be om hjälp från antingen dina kollegor eller oss på Winningtemp om du har fastnat. Stort lycka till!