Olika undersökningstyper
Anonymitetsreglerna nedan gäller för både puls- och periodiska undersökningar. Den enda skillnaden är att kommentarer från periodiska undersökningar är dolda tills rundan stängs, och anonymiseringen beräknas en gång när den stängs.
Viktigt: Alla kommentarer är anonyma och användarnamn är aldrig synliga för chefer, systemadministratörer eller någon annan.
Kommentarer är en viktig insikt i hur er personal mår, men det är också viktigt att alltid säkerställa användarnas anonymitet. I vissa fall kan teamtillhörighet därför döljas (anonymiseras) för managers. Anonymiserade kommentarer visas för systemadministratörer längst upp i organisationsträdet utan användarens namn eller annan identifierbar information. Anonymisering kan betyda olika saker i olika scenarier. Så här fungerar det.
I följande tre scenarios anonymiseras kommentarers teamtillhörighet:
1. Teamet uppfyller inte anonymitetsnivån
Winningtemp anonymiserar teamtillhörigheten för managern om teamet inte uppfyller anonymitetsnivån. Det betyder i verkligheten att som standard krävs det att minst fem unika användare har svarat på temperaturutskicken innan resultat och kommentarer syns. Skulle enbart en, eller två, användare svara på utskicket och skriva en kommentar hade det varit enklare för managern att räkna ut vem användaren är.
Vill ni som företag justera anonymitetsnivån kan er systemadministratör göra det här: Inställningar.
2. Användaren tillhör inte något team
Winningtemp anonymiserar teamtillhörigheten för managern om användaren inte tillhör något team. Kommentaren kommer enbart att vara synlig för systemadministratören längst upp i organisationsträdet. Lägg till användaren i ett team för att åtgärda detta problem, så kommer kommentaren att synas i rätt team (så länge kraven i sektion 1 uppfylls).
Läs mer: Så lägger du till en användare i ett team
3. Användaren tillhör flera team som alla möter kraven för anonymisering (se sektion 1)
Denna situation är lite mer komplex, låt oss kolla på ett exempel:
- Mats tillhör teamen Sverige och Norge.
- Sara tillhör teamen Sverige och Danmark.
- Peter, Amanda och Olivia tillhör teamet Sverige.
- När Mats lämnar en kommentar på ett utskick skulle det vanligtvis stå att kommentaren kommer ifrån en användare i teamen Sverige och Norge. Detta vill vi undvika.
Med den informationen skulle det bli enklare för managern att räkna ut vem användaren är eftersom hen vet att hen jobbar i båda länderna. I verkligheten kan det vara så att Mats är den enda som arbetar med de länderna.
Hur anonymiseras kommentaren i det här exemplet?
För att undvika scenarier som detta anonymiseras därför alla kommentarer som kommer från en användare med mer än en teamtillhörighet (om teamen uppfyller kraven för anonymisering). I detta exempel kommer Mats kommentar att vara synlig, men Winningtemp anonymiserar vilket team kommentaren kommer från. På så sätt kan managern inte avgöra vem användaren är.
Kontakta din Customer Success Manager om du behöver stöd i hur ni justerar strukturen i Winningtemp för att bäst hantera scenarier som detta.
Mer information
- En användares kommentar är alltid anonym så länge hen inte själv har skrivit något som kan identifiera hen i texten. Om du väljer att prata med någon angående en kommentar kopplad till mobbing och diskriminering är du inte längre anonym. Då framgår det tydligt att kontaktpersonen kan se vem de pratar med. Läs mer - Mobbning och diskriminering
- Ifall en kommentar anonymiserats kan den inte avanonymiseras, utan kommer förbli anonymiserad.
- Winningtemp skickar kommentarer i omgångar en gång om dagen, så en chef kan inte koppla en kommentar till en specifik person baserat på när den skickades in, till exempel om bara en person arbetar på nattskift. Det här gäller endast pulsundersökningar.