Konfigurera och börja använd Visselblåsning

Läs mig först

Vad är Visselblåsning?
Skapa ett ärende med Visselblåsarfunktionen

Hur ni som företag använder Visselblåsning

Steg 1. 

Innan ni aktiverar Visselblåsning är det viktigt att ni diskuterar internt hur ni skall arbeta med Visselblåsare. Se till att ni har en intern process kring hur ni skall möta alla kraven från EU. Läs mer om kraven i länken ovan.

Steg 2. 

Bestäm en ansvarig användare, denna användare kommer ta emot och hantera Visselblåsarärenden i Winningtemp.

Steg 3.

Kontakta er Customer Success Manager på Winningtemp. Hen kommer aktivera funktionen genom att lägga till den ansvariga användaren i systemet. Viktigt att tänka på att denna användaren måste finnas i systemet och vara systemadministratör för att kunna läggas till som ansvarig person.

Steg 4.

Funktionen är nu aktiverad och nu gäller det att hålla koll på inkommande ärenden. Den ansvariga användaren kommer få ett mejl och en notifikation i systemet vid en visselblåsning. 

Steg 5.

Bekräfta att ärendet mottagits. Den rapporterande användaren skall enligt EU-regler meddelas inom sju dagar att ärendet har mottagits. Till detta används konversations funktionen i Winningtemp. Läs mer i nästa kapitel.

Steg 6.

Undersök ärendet och vidta lämpliga åtgärder. 


Steg 7.

Skicka statusuppdatering. EU-reglerna nämner också att den rapporterade användaren skall meddelas inom 90 dagar med en uppdatering kring ärendet. Detta görs också genom konversations funktionen i Winningtemp. 

Steg 8.

Stäng rapporten. 

 

Kontakta Visselblåsaren

Ifall ni behöver mer information kring ärendet eller för att skicka ovan nämnda statusuppdateringar så använder ni konversations funktionen i Winningtemp. Viktigt att tänka på är att denna funktion är enbart tillgänglig för den ansvariga användaren.

  1. Gå till Adminvyn.
  2. Klicka på Översikt.
  3. Klicka på Kommentarer och sedan Rapporter.

screely-1638796140187.png

 

Här samlas alla ärenden från visselblåsare för den ansvariga användaren. Du kan enkelt klicka på Konversation för att start en anonym konversation med användaren. Användarens namn förblir anonymt men ditt namn som ansvariga användare är synligt för den andra parten.

 

screely-1638796229669.png

screely-1637066474018.png

 

Systempåminnelser

För att göra det enklare för dig som ansvarig användare påminner systemet dig vid två tillfällen:

Att ärendet mottagits

Som nämnt tidigare är det EU-krav på att användaren får en bekräftelse om att ärendet mottagits inom sju dagar. Den ansvariga användaren använder konversations funktionen för att skicka denna bekräftelse. Ifall användaren inte mottagit något inom sex dagar kommer systemet påminna den ansvarige användaren att bekräfta ärendet. 

Statusuppdatering

EU-reglerna nämner också att användaren skall bli uppdaterat om status på ärendet inom 90 dagar. Systemet kommer därför påminna den ansvariga användaren efter 85 dagar att det är dags att uppdatera ärendet.

Stäng en rapport

Stäng rapporten när incidenten blivit noggrant granskad. När du stänger rapporten går det inte att skriva fler kommentarer i den eller lägga till mer information. Om det finns behov av att fortsätta en stängd rapport behöver ni skapa en ny och referera till den stängda rapporten i den nya rapporten.

 

Läs mer

Vad är Visselblåsning?

Skapa ett ärende med Visselblåsarfunktionen

 

Versionshistorik
2021-11-16 - Artikel skapad

Artiklar i detta avsnitt

Var denna artikel till hjälp?
1 av 1 tyckte detta var till hjälp

Kommentarer

0 kommentarer

logga in för att lämna en kommentar.